Stadt Greifswald nutzt quinsee für Organisationshandbuch

[16.11.2011] Wie praktisch wäre es, firmeninterne Standards wie in einem Wörterbuch nachzuschlagen. Dr. M. Meisel aus der Stadtverwaltung der Universitäts- und Hansestadt Greifswald kann es. Mit einem Klick weiß der EDV-Mitarbeiter, wie z.B. der Umgang mit Arbeitszeitkarten geregelt ist. Und auch für eine neue Kollegin ist es kein Problem, die Reisekostenabrechnung zu erledigen oder einen Beamer für das nächste Meeting zu organisieren.

Wichtig bei der Arbeit mit betrieblichen Informationen wie Dokumenten von Organisations-, Personalhandbüchern, Aktenplänen etc. ist zum einen die unkomplizierte Umsetzbarkeit. Müssen die bestehenden Dokumente, Schriftstücke oder Anweisungen noch umgestaltet und strukturiert werden, ist die Pflege und Akzeptanz derartiger Handbücher nicht sehr hoch. Zweitens erfordert eine derartige Lösung eine Bedieneroberfläche, die auch ungeübten Anwendern mit teilweise nur gelegentlichem EDV-Zugriff auf einfache Weise Informationen darstellt.

Mit der Suchmaschine quinsee lässt sich eine solche Lösung ohne viel Aufwand umsetzen. Die Dienstanweisungen, Rundschreiben, Mails und Tipps können in unterschiedlichen Formaten an einem beliebigen Ort in einer hierarchischen Ordner-Struktur übersichtlich abgelegt werden. quinsee durchsucht die Datenbestände und legt dafür eine Indexdatenbank mit allen Informationen an. Das Organisationshandbuch steht dann über eine google-ähnliche Suche allen Mitarbeitern zur Verfügung.

Die Suche kann zum einen über eine einfache Freitextsuche erfolgen. Zum anderen bietet quinsee elegante und äußerst effiziente Möglichkeiten, um in den Ergebnissen zu navigieren, diese einzuschränken oder zu erweitern. Besonderer Clou ist die visuelle Ordnerdarstellung. Die Verzeichnisstrukturen aller Dateien in einem Suchraum werden angezeigt, so dass die Handbücher grafisch als Baumstrukturen dargestellt werden.

Weiterhin kann z.B. mit einer Dateityp-Facette die Suche auf bestimmte Dateitypen eingeschränkt werden. Facetten sind Dateieigenschaften oder Metainformationen, die zu einer Datei gehören oder in ihr enthalten sein können. quinsee kann in der ausgelieferten Konfiguration die folgenden Facetten verwenden:
  • Autor – Inhalt des Metadatenfeldes Autor
  • Schlüsselwörter – Inhalt des Metadatenfeldes Keywords
  • Dateityp – z.B. doc, xls, pdf ….
  • Zeitraum – Alter der aktuellen Dateiversion
Mit einem Klick auf eine Facette lassen sich die Facettenlisten aufblenden.

Das Suchergebnis kann nach Alphabet, Rang oder Datum sortiert werden.
In die Sortierung fließen die Inhalte der Metadaten (Autor, Titel, Stichwörter, u.a.) und die extrahierten Textinhalte ein. Neben dem übersichtlichen Aufbau von Suchoberfläche und Trefferliste, wodurch auch einem wenig erfahrenen Suchmaschinennutzer der Zugang zur gesuchten Information erleichtert wird, stechen besonders die Schnelligkeit der Suche sowie die Vollständigkeit der Trefferliste hervor.

Fazit: Die Suchmaschine quinsee dient als einfache, integrierende Oberfläche für verschiedenartige Informationsquellen.
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