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Kosten, Laufzeit und Fristen im Blick
Strukturierung der Verträge
Die Vertragsordner gehören zu einer übergeordneten Ordnerstruktur, mit
deren Gliederung die vorhandenen Verträge gruppiert und nach
verschiedenen Kriterien sortiert werden können, z.B. nach Abteilung,
Vertragspartner oder Vertragsarten.
Zuordnung vertragsbezogener Informationen
Eine Grundlage der Vertragsverwaltung ist die Abbildung von vertragsbezogenen Daten (Metadaten wie Kosten, Fristen, Vertragsart). Hierbei steht die Strukturierung und Transparenz dieser Informationen im Vordergrund.
Sammlung aller zugehörigen Dokumente und Belege
Die zu einem Vertrag gehörenden digitalen Dokumente werden
zusammengeführt und gemeinsam in einem Vertragsordner verwaltet. Den
Verträgen und Dokumenten können Kategorien mit Metainformationen
zugeordnet werden, die eine sachgerechte Verwaltung ermöglichen.
Lenkung von Vertrags-Dokumenten
Ein Dokumenten-Workflow wird in übersichtlicher und offener Form
unterstützt. Für die Erstellung, Prüfung und Freigabe werden Nutzer
benannt, die über ihre anstehenden Aufgaben mit Hilfe von Arbeitslisten
und Email-Benachrichtigungen informiert werden. Die inhaltliche Bearbeitung der Vertrags-Dokumente erfolgt in der gewohnten Office-Umgebung.
Überwachung von Fristen
Durch Überwachung von definierten Fristen erhalten zuständige Mitarbeiter automatische Benachrichtigungen per E-Mail, um Kündigungsfristen nicht mehr zu verpassen und termingerecht zu reagieren.
Suchen
Besonderer Wert wird auf Einfachheit und Schnelligkeit gelegt. Daher ist die Nutzeroberfläche an die Oberfläche von Suchmaschinen angelehnt, und die Erschließung der Dokumente erfolgt mit Indexdatenbanken.
Die Suche kann mit einer einfachen Freitextsuche über Textinhalte und Metadaten erfolgen oder mit einer gezielten Suche nach Metadateninhalten.
Die Suche kann mit einer einfachen Freitextsuche über Textinhalte und Metadaten erfolgen oder mit einer gezielten Suche nach Metadateninhalten.
Auswerten
Die strukturierten Metainformationen erlauben Auswertungen über die abgelegten Verträge. Ergebnislisten werden als CSV-Dateien ausgegeben. Damit
ist eine weitere Verarbeitung einfach möglich.