Neue Dateien werden automatisch erkannt. Sie können als Primärdateien der Vorgänge oder als Anlagen deklariert werden. Mit frei konfigurierbaren Metadaten und -kollektionen werden strukturierte Informationen erfasst und einer Vorgangsdatei hinzugefügt. Die Dateien werden in einem Repository abgelegt. Durch die Verwendung von PDF bzw. PDF/A, XMP-Metadaten und die Nutzung von  Suchmaschinentechnologie wird ein intelligentes Verwaltungskonzept umgesetzt. Differenzierte Nutzerrechte werden in einer Nutzerverwaltung abgebildet.